近日，公司修訂印發(fā)《檔案管理辦法》，共設(shè)置5章29條，包括總則、歸檔范圍、保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔要求等5章內(nèi)容。
（一）關(guān)于“總則”內(nèi)容。一是明確了制定本辦法的目的，為規(guī)范公司文件材料的歸檔工作，便于正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，保證應(yīng)歸檔文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，促進(jìn)公司依法經(jīng)營(yíng)和規(guī)范管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42—2009 )、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》( 國(guó)家檔案局10號(hào)令)、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DA/T28—2018 )、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(中華人民共和國(guó)財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79號(hào))、《歸檔文件整理規(guī)則》( DA/T22—2015 )，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。二是明確規(guī)定了職責(zé)部門，公司檔案管理部門隸屬于綜合辦公室，負(fù)責(zé)對(duì)各單位(部門)文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，督促各單位(部門)明確歸檔范圍及收集保管責(zé)任，并組織實(shí)施。三是明確了責(zé)任，公司各單位，機(jī)關(guān)各部室文件材料歸檔工作應(yīng)納入各項(xiàng)工作流程，納入領(lǐng)導(dǎo)工作議程，納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制。各單位兼職檔案人員負(fù)責(zé)所形成文件材料的收集、整理工作，并按要求向檔案部門歸檔，保證歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。不按要求歸檔的按照相關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人或部門責(zé)任。
（二）關(guān)于“歸檔范圍”內(nèi)容。一是明確了歸檔范圍：反映公司在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司各項(xiàng)活動(dòng)、國(guó)家建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)維護(hù)國(guó)家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料；公司需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位的文件材料，非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會(huì)中介機(jī)構(gòu)出具的與公司有關(guān)的文件材料；各單位報(bào)送的重要文件材料；有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料和其他對(duì)公司各項(xiàng)活動(dòng)具有查考價(jià)值的文件材料。二是明確了不歸檔范圍，下列文件材料可不歸檔：有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位制發(fā)的普發(fā)性不需公司辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非公司工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；公司文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱和簽發(fā)的文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性來(lái)信、來(lái)電記錄，公司內(nèi)部互相抄送的文件材料，本企業(yè)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本企業(yè)無(wú)關(guān)的文件材 料，有關(guān)工作參考的文件材料；非隸屬關(guān)系單位發(fā)來(lái)的不需貫徹執(zhí)行和無(wú)參考價(jià)值的文件材料；各單位報(bào)送的供參閱的一般性簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，其他社會(huì)組織抄送不需公司辦理的文件材料；其他不需歸檔的文件材料。
（三）關(guān)于“保管期限”內(nèi)容。企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為10 年、30 年。明確了檔案的保管期限范圍。一是永久保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：本企業(yè)設(shè)立、合并、分立、改制、解散、破產(chǎn)或其他變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料；本企業(yè)董事會(huì)、召開會(huì)議、履行職責(zé)和維護(hù)權(quán)益的文件材料； 本企業(yè)資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評(píng)估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護(hù)等憑證性文件材料，對(duì)外投資文件材料；本企業(yè)資本金核算、確認(rèn)、劃轉(zhuǎn)、 變更等文件材料，企業(yè)融資文件材料；本企業(yè)關(guān)于重要問(wèn)題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及其復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)單位制發(fā)的需本企業(yè)辦理的重要文件材料，行業(yè)協(xié)會(huì)、中介機(jī)構(gòu)等對(duì)本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計(jì)、公證、裁定等重要文件材料，本企業(yè)與其他組織和個(gè)人形成的重要合同、協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議等文件材料；本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策、重大改革、年度計(jì)劃和 總結(jié)文件材料，內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料；本企業(yè)機(jī)構(gòu)演變，人力資源管理的重要文件材料；本 企業(yè)涉及職工權(quán)益的其他重要文件材料；企業(yè)文化建設(shè)文件材料；本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的重要文件材料；本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的重要文件材料；本企業(yè)行政管理工作的重要文件材料；本企業(yè)黨群工作的重要文件材料； 新聞媒體對(duì)本企業(yè)重要活動(dòng)、重大事件、典型人物的宣傳報(bào)道；有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士等重要來(lái)賓到本企業(yè)檢查、視察、調(diào)研、參觀時(shí)的講話、題詞、批示、錄音、錄像、照片及企業(yè)工作匯報(bào)等重要文件材料；本企業(yè)參與國(guó)家和社會(huì)重大活動(dòng)的重要文件材料，本企業(yè)職工參加省級(jí)以上黨、團(tuán)、工會(huì)、人大、政協(xié)等代表大會(huì)形成的重要文件材料。二是定期保管的企業(yè)管理類檔案主要包括：本企業(yè)資本金管理、資產(chǎn)管理的一般性文件材料，本 企業(yè)涉及職工權(quán)益的一般性文件材料；本企業(yè)部門工作或?qū)ｍ?xiàng)工作規(guī)劃，半年、季度、月份計(jì)劃與總結(jié)等文件材料；本企業(yè)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)的一般性文件材料，發(fā)布的一般性公告；本企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的一般性文件材料；本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一般性文件材料；本企業(yè)行政管理工作的一般性文件材料；本企業(yè)黨群工作的一般性文件材料；本企業(yè)關(guān)于一般性問(wèn)題向有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)表及有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位的復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管單位、行業(yè)協(xié)會(huì)制發(fā)的需本企業(yè)貫徹執(zhí)行的一般性文件材料和對(duì)本企業(yè)出具的一般性證明文件，本企業(yè)與其他單位和個(gè)人形成的一般性合同、協(xié)議文件材料；直屬單位、所屬和控股企業(yè)一般性問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告、來(lái)函與本企業(yè)的批復(fù)、復(fù)函等文件材料；本企業(yè)參與國(guó)家和社會(huì)活動(dòng)的一般性文件材料，本企業(yè)職工參加省以上黨、團(tuán)、工會(huì)、人大、政協(xié)等代表大會(huì)形成的一般性文件材料；本企業(yè)接待重要來(lái)賓的工作計(jì)劃、方案等一般性文件材料。
（四）關(guān)于”歸檔時(shí)間”內(nèi)容。明確了文件歸檔時(shí)間：各單位 (部門) 形成的黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)管理性文件材料，應(yīng)在辦理完畢后的第二年三月份前歸檔； 科研課題、基建項(xiàng)目文件材料，在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料，在開箱驗(yàn)收或接收后及時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔；職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔；會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門整 理歸檔，保管一年后向檔案部門移交；電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致；光盤、移動(dòng)硬盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。
（五）關(guān)于“歸檔要求”內(nèi)容。主要以下內(nèi)容：一是凡屬企業(yè)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向檔案部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。二是歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。杜絕圓珠筆、鉛筆、純籃墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、熱敏紙書寫。采用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備形成的圖文字跡應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)稱的質(zhì)量要求。三是應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有重要修改意見(jiàn)和批示的修改稿及有發(fā)文稿紙或文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一 并歸檔。文件定稿為計(jì)算機(jī)打印，和正本完全一致的，可以只歸正本和簽批單。對(duì)于無(wú)相應(yīng)紙質(zhì)或確實(shí)無(wú)法輸出成紙質(zhì)的電子文件應(yīng)納入歸檔范圍并劃分保管期限。對(duì)歸檔的電子文件的原數(shù)據(jù)要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。具有永久、定期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。四是歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。五是各單位(部門)的兼職檔案人員應(yīng)檢查本單位歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)一式兩份，由單位或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。重要項(xiàng)目的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說(shuō)明。檔案部門接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。六是交接雙方應(yīng)核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)， 移交清冊(cè)各留一份以備查考。
